מכתב פיטורים: מה מעסיק חייב לכתוב, מתי מוסרים ומה מצרפים

מדריך למעסיקיםסיום העסקה מתוכנןייצוג עובדים ומעסיקים

מכתב פיטורים: מה מעסיק חייב לכתוב, מתי מוסרים ומה מצרפים

מה נכנס למכתב אחרי השימוע, כמה ימי הודעה מוקדמת לתת, איך מוסרים אותו כך שלא יהיה ויכוח, ואילו מסמכים העובד צריך לקבל בסוף ההעסקה.

בודקים את המכתב לפני המסירהאו חייגו: 03-6736797

עו"ד שלמה ולר

מומחה לדיני עבודה

★★★★★
דירוג Google 5.0
מצדה 7, בני ברק

מכתב פיטורים הוא המסמך שבית הדין לעבודה יקרא ראשון אם הסכסוך יגיע אליו. הוא קובע מתי ההעסקה מסתיימת, כמה ימי הודעה מוקדמת ניתנו ואיך, ומה המעסיק אמר לעובד ביום שבו ההחלטה נמסרה. מעסיקים רבים כותבים אותו בחופזה, בשתי שורות, אחרי שיחה קשה. דווקא כאן כמה משפטים מדויקים חוסכים חודשים של ויכוח.

המדריך הזה כתוב למי שמפטר: בעל עסק, מנהל או מנהלת משאבי אנוש שסיימו את ההליך מול העובד ועכשיו צריכים לשים אותו על הנייר. נעבור על מה שהחוק מחייב לכתוב, על חישוב ימי ההודעה המוקדמת, על דוגמא למכתב פיטורים, על הדרך הנכונה למסור אותו, ועל המסמכים שהעובד צריך לקבל אחריו. בכל שלב נסמן את הנקודה שבה מעסיקים נתקלים בתביעה, כדי שתדעו מראש איפה להקפיד.

מתי כותבים מכתב פיטורים, ולמה לא לפני השימוע

מכתב הפיטורים הוא השלב האחרון בהליך, לא הראשון. הוא נכתב אחרי שהעובד הוזמן לשימוע, נשמע, וההחלטה נשקלה מחדש לאור מה שאמר.

הסדר חשוב יותר ממה שנדמה. בתי הדין לעבודה בודקים אם המעסיק הגיע לשיחה עם העובד בנפש חפצה, כשההחלטה עוד פתוחה. מכתב פיטורים שהוכן מראש, נחתם לפני השיחה או נמסר בסופה בלי הפסקה לשקילה, משמש לא פעם ראיה שהשימוע היה טקס. גם כשהיתה סיבה טובה לפטר, פגם כזה עלול לזכות את העובד בפיצוי על הפגיעה בזכות הטיעון.

לכן לפני שכותבים מכתב פיטורים לעובד, כדאי לוודא שהשלב הקודם נעשה כדין: זימון בכתב עם הטענות, זמן סביר להתכונן, שיחה מתועדת והחלטה שנשקלה. כל אלה מפורטים במדריך שלנו על שימוע לעובד, שכתוב מצד המעסיק. כשהשימוע נערך כמו שצריך, מכתב פיטורים לאחר שימוע הוא בעצם סיכום קצר של החלטה שכבר נוצקה בתהליך.

מעסיקים שואלים לפעמים אם אפשר לחסוך את השימוע כשהסיבה ברורה, למשל צמצומים או קושי כלכלי. התשובה היא לא. החובה חלה גם בפיטורי צמצום, גם בעסק קטן וגם על עובד חדש. מעסיק שכבר מסר מכתב פיטורים ללא שימוע אינו בהכרח במבוי סתום, ויש דרכים לצמצם את הנזק, אבל הדרך הזולה ביותר היא לא להגיע לשם.

מה חייב להופיע במכתב פיטורים

החוק עצמו דורש מעט: הודעה בכתב ומראש. אבל מה שנכתב, או לא נכתב, במכתב הוא מה שיקבע אחר כך כמה ימים ניתנו, ממתי, ובאיזה מעמד.

חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות אינו מכתיב נוסח. הוא קובע שההודעה תימסר בכתב, מראש, ושתקופת ההודעה מתחילה ביום שבו העובד קיבל אותה. מכאן נגזרים הפרטים שכל מכתב פיטורים מהמעסיק צריך לכלול, כדי שלא תהיה מחלוקת על דבר שאפשר היה לכתוב במשפט אחד.

אלה הרכיבים שאנחנו מקפידים שיופיעו בכל ניסוח מכתב פיטורים שנבדק במשרד לפני מסירה:

שני פרטים בולטים ברשימה: התאריכים ואופן מימוש ההודעה. רוב המחלוקות סביב מכתב פיטורים לעובד אינן על עצם הפיטורים, אלא על השאלה כמה ימים ניתנו, ממתי נספרו, ומה העובד קיבל במקומם. מכתב שמשאיר את השאלות האלה פתוחות מעביר את ההכרעה לבית הדין.

כמה ימי הודעה מוקדמת כותבים במכתב

מספר הימים נקבע לפי הוותק ולפי צורת השכר. הימים קלנדריים, כולל סופי שבוע, והספירה מתחילה ביום שבו העובד קיבל את המכתב.

זו הטבלה שכדאי שתהיה פתוחה מולכם כשאתם קובעים את היום האחרון לעבודה. הנתונים לפי ערך הודעה מוקדמת לפיטורים בכל זכות, והם המינימום שבחוק. חוזה אישי או הסכם קיבוצי יכולים לקבוע תקופה ארוכה יותר, ואז היא שגוברת.

דוגמה מעשית: עובד בשכר חודשי שעבד תשעה חודשים ושבוע זכאי ל-13.5 ימי הודעה מוקדמת. שישה ימים על החודשים הראשונים, ועוד 7.5 ימים על שלושת החודשים המלאים שאחריהם. השבוע הנוסף אינו נספר, כי בחלק הזה של החישוב סופרים רק חודשים מלאים. מי שעבד אצלכם שנה ומעלה בשכר חודשי זכאי לחודש מלא, בלי קשר למספר השנים.

יש גם ימים שאינם נספרים. ימי חופשה וימי שירות מילואים אינם נכנסים לחישוב ההודעה המוקדמת, ובתקופת מילואים הספירה עוצרת. אם מסרתם מכתב פיטורים לאחר שימוע ובמהלך התקופה העובד נקרא לשירות, היום האחרון שכתבתם במכתב כבר אינו נכון, וצריך לעדכן אותו. פירוט רחב יותר, כולל הצד של העובד, נמצא בדף שלנו על כל כללי חוק הודעה מוקדמת.

לעבוד את תקופת ההודעה או לשלם במקומה

המעסיק רשאי לוותר על עבודת העובד בתקופת ההודעה המוקדמת ולשלם לו את השכר במקומה. זו החלטה לגיטימית, אבל היא חייבת להיכתב במכתב.

יש מעסיקים שמעדיפים שהעובד ימשיך לעבוד עד היום האחרון, כדי להעביר משימות ולחפוף מחליף. אחרים מעדיפים שהעובד לא יחזור למחרת, במיוחד בתפקידים רגישים, מול לקוחות או עם גישה למידע. החוק מאפשר את שתי הדרכים. כשבוחרים בתשלום במקום עבודה, שהוא מה שנקרא חלף הודעה מוקדמת, משלמים את השכר הרגיל של התקופה, כלומר שכר היסוד ותוספות קבועות כמו ותק, ובלי הפרשות לפנסיה ולקרנות, אלא אם החוזה או הסכם קיבוצי קובעים אחרת.

הטעות הנפוצה כאן היא שתיקה. מעסיק שאומר לעובד בעל פה "אין צורך שתגיע מחר", אבל כותב במכתב רק את היום האחרון, משאיר מקום לטענה שהעובד הורחק בלי שקיבל את מלוא הזכויות שלו. משפט אחד במכתב שמבהיר שההעסקה נמשכת עד היום האחרון ושהעובד אינו נדרש לעבוד בתקופה הזו פותר את השאלה מראש.

האם מכתב פיטורים חייב לכלול את הסיבה

לא. המעסיק אינו חייב לנמק בהודעה המוקדמת עצמה. אבל ההחלטה חייבת לנבוע ממה שנדון בשימוע, והמכתב לא יכול להמציא סיבה חדשה.

החוק אינו מחייב לפרט במכתב את סיבת הפיטורים. ההנמקה המלאה שייכת לשלב הקודם, לזימון לשימוע ולשיחה עצמה, שם העובד היה צריך לשמוע את כל הטענות ולהגיב עליהן. מבחינה מעשית, ברוב המקרים נכון לכתוב במכתב משפט קצר וזהיר, כמו "לאחר ששקלנו את טענותיך בשימוע", בלי לפרט מחדש את כל מה שנאמר.

יש שתי טעויות הפוכות. הראשונה היא מכתב שמביא סיבה שלא הופיעה בזימון ולא נדונה בשיחה. סיבה כזו מראה שהעובד לא קיבל הזדמנות להשיב עליה, וזה בדיוק הפגם שבתי הדין מחפשים. השנייה היא מכתב שמפרט האשמות חריפות, כמו גניבה או הפרת אמונים, בניסוח שלא ניתן להוכיח. כל מילה כזו עלולה לחזור אליכם בתביעה, ולכן ניסוח מכתב פיטורים שנוגע בהתנהגות של העובד דורש זהירות מיוחדת.

שאלה נוספת שעולה כאן היא דמי אבטלה. עובד שפוטר צריך מהמעסיק אישור על תקופת העבודה כדי לתבוע דמי אבטלה, וזה מסמך נפרד ממכתב הפיטורים, שעליו נרחיב בהמשך. עובדים רבים מחפשים מידע בשאלה למה המכתב חשוב לדמי אבטלה, וכדאי להבין שהמכתב והאישור משלימים זה את זה.

נוסח מכתב פיטורים לדוגמה

הנוסח הבא הוא שלד בסיסי לעובד בשכר חודשי אחרי שימוע. הוא נקודת התחלה, לא תחליף לבדיקה של המקרה שלכם.

רבים מחפשים דוגמא למכתב פיטורים כדי לא להתחיל מדף ריק, ויש בזה היגיון. הנוסח כאן כולל את כל הרכיבים שמנינו, בשפה פשוטה ובלי האשמות. את הסוגריים ממלאים לפי המקרה, ואת הסעיף על ההודעה המוקדמת בוחרים לפי מה שהחלטתם בפרק הקודם:

שלושה דברים כדאי לבדוק לפני שמשתמשים בנוסח הזה. הראשון, שהיום האחרון חושב נכון לפי הטבלה, בימים קלנדריים. השני, שלא חלה על העובד הגנה מיוחדת שמחייבת היתר. השלישי, שאין בחוזה האישי או בהסכם קיבוצי תקופת הודעה ארוכה יותר. דוגמא למכתב פיטורים מהאינטרנט לא יודעת לבדוק אף אחד מהם, ולכן הוא מתאים לעסק פשוט עם עובד רגיל, ופחות לעובד ותיק, לתפקיד בכיר או למצב שבו העובד כבר רמז שיתבע.

מי שמחפש מכתב פיטורים להדפסה יכול להעתיק את הנוסח לקובץ, להוסיף את הלוגו ואת פרטי העסק ולהדפיס שני עותקים: אחד לעובד, ואחד שהעובד חותם עליו ונשמר בתיק. עדיף לחתום על מכתב פיטורים להדפסה בעט ולא בחתימה מודבקת, כך שהעותק שבתיק הוא המקור עצמו. שווה לשמור גם קובץ דיגיטלי חתום, למקרה שהנייר ילך לאיבוד.

איך מוסרים את המכתב, ומה עושים כשהעובד מסרב לחתום

המכתב נכנס לתוקף ביום שבו העובד קיבל אותו. לכן השאלה איך מוסרים אותו היא בעצם השאלה איך תוכיחו את יום המסירה.

הדרך המועדפת היא מסירה ביד, בפגישה קצרה ומכבדת, כשהעובד חותם על עותק שנשאר אצלכם. בשביל זה מכינים מכתב פיטורים להדפסה בשני עותקים, ולא רק קובץ במחשב. כדאי שיהיה בחדר אדם נוסף מטעם העסק, שיוכל להעיד על המסירה. הפגישה הזו אינה המקום לפתוח מחדש את הוויכוח שהיה בשימוע. מוסרים, מסבירים בקצרה מה כתוב, עונים על שאלות טכניות כמו היום האחרון והתשלומים, ומסיימים.

כשהעובד אינו נמצא במקום העבודה, אפשר לשלוח את המכתב במייל לכתובת שבה הוא משתמש בעבודה, ולשמור את המייל ואת אישור המשלוח. משלוח בדואר רשום הוא גיבוי טוב. הודעת וואטסאפ קצרה היא הדרך שהכי קל לחלוק עליה אחר כך, ואם בכל זאת השתמשתם בה, כדאי לצרף אליה את המכתב החתום כקובץ ולשלוח אותו גם בדרך נוספת.

ומה עושים כשהעובד מסרב לחתום? הסירוב אינו מבטל את המסירה. רושמים על העותק שלכם שהמכתב נמסר ביד באותו יום ושהעובד סירב לחתום, והאדם הנוסף שהיה בחדר חותם כעד. באותו יום שולחים את המכתב גם במייל, כך שיש תיעוד בזמן אמת. זה כל מה שצריך כדי שיום המסירה לא יהיה שאלה פתוחה.

שאלה שחוזרת היא אם אפשר לבטל מכתב פיטורים אחרי שנמסר. ככלל, ביטול אפשרי רק בהסכמת העובד, או כשההודעה ניתנה ברגע של כעס, מה שבפסיקה נקרא עידנא דריתחא, ובוטלה מיד. מכתב שנמסר אחרי שימוע מסודר הוא החלטה, ולכן כדאי לחתום עליו רק כשההחלטה סופית.

עובדים שמכתב פיטורים לבדו לא מספיק להם

יש עובדים שהחוק מגן עליהם מפני פיטורים גם כשהשימוע והמכתב תקינים. אצלם השאלה הראשונה היא אם בכלל מותר לפטר עכשיו, ובאיזה היתר.

עובדת בהריון שעבדה אצלכם שישה חודשים לפחות מוגנת מפני פיטורים, ואפשר לפטר אותה רק בהיתר מהממונה על חוק עבודת נשים במשרד העבודה. ההיתר נדרש גם כשהסיבה אינה קשורה להריון, ובלעדיו הפיטורים בטלים. ההגנה נמשכת גם בחופשת הלידה ובתקופה שאחריה, וחלה גם על עובדות בטיפולי פוריות. לפני שכותבים את המכתב בתקופה הזו, קראו את המדריך שלנו על הכללים לפיטורי עובדת בהריון.

עובד ששירת במילואים יותר מיומיים רצופים מוגן בתקופת השירות ובשלושים הימים שאחריו, ובמקרים של שירות ממושך התקופה ארוכה יותר. פיטורים בתקופה הזו דורשים היתר מוועדת התעסוקה במשרד הביטחון. גם כשההגנה לא חלה, מילואים בתוך תקופת ההודעה עוצרים את הספירה. השאלה כמה זמן אחרי מילואים אסור לפטר היא אחת הנפוצות שמעסיקים שואלים, ותשובה לא נכונה לה עולה ביוקר.

עובד שנעדר בגלל מחלה ונמצא בימי מחלה בתשלום אינו יכול לקבל את ההודעה באותם ימים. אם המכתב נמסר לפני שחלה, ההודעה מסתיימת במועד שנקבע, גם אם הוא חל בזמן המחלה. ההבחנה הזו, בין מכתב שנמסר לפני המחלה למכתב שנמסר בזמנה, היא לב העניין, והיא מפורטת במאמר על פיטורים בזמן מחלה.

המסמכים שאחרי מכתב הפיטורים, ומתי מוסרים אותם

מכתב הפיטורים פותח את סוף ההעסקה. כדי לסגור אותה כמו שצריך, העובד צריך לקבל עוד כמה מסמכים ותשלומים, ולחלקם יש מועד שמחייב אתכם.

אלה המסמכים והתשלומים שמגיעים לעובד אחרי מכתב הפיטורים, ולצד כל אחד המועד שחל עליכם:

הפיצויים הם הנקודה שבה מעסיקים נתקלים הכי הרבה בהפתעות. כשהכספים הופקדו בקופת גמל, המעסיק מוסר לעובד את טופס 161 ומשלם את ההשלמה, אם יש, בתוך זמן סביר. בית הדין הארצי לעבודה קבע (ע"ע 29744-11-18) שמעסיק שפעל כך, בזמן סביר ובתום לב, אינו חייב בפיצוי הלנה גם אם חלפו 15 יום. מעסיק שפשוט לא טיפל, לעומת זאת, חשוף לפיצוי שמצטבר עם הזמן.

החישוב עצמו, כולל ימי חופשה, הבראה והשלמת פיצויים, מפורט במדריך שלנו על גמר חשבון לעובד שפוטר. כדאי לחשב אותו כבר כשכותבים את מכתב הפיטורים, כדי שהתאריך שבמכתב והסכומים שבתלוש האחרון יתאימו זה לזה.

טעויות במכתב פיטורים שעולות למעסיק כסף

רוב התביעות שמתחילות בניסוח מכתב פיטורים אינן על הפיטורים עצמם, אלא על פרט אחד שלא נכתב או נכתב לא נכון.

אף אחת מהטעויות האלה אינה נובעת מכוונה רעה. כמעט תמיד הן תוצאה של לחץ: שיחה קשה, רצון לסיים מהר, ומכתב שנכתב על הברך. מי שמגיע לבית הדין עם מכתב כזה מגלה שהשאלה כבר אינה אם היתה סיבה לפטר, אלא אם הפיטורים בוצעו כדין. במקרים קיצוניים, כשהליך הפיטורים פגום מהיסוד, הטענה שעומדת מול המעסיק היא של פיטורין שלא כדין, והפיצוי בהתאם.

מתי לערב עורך דין בכתיבת מכתב הפיטורים

לא כל מכתב פיטורים מהמעסיק צריך עורך דין. אבל יש מצבים שבהם מעבר קצר על המכתב לפני המסירה זול בהרבה מכל אלטרנטיבה.

מעסיק עם עובד רגיל, בעסק פשוט, אחרי שימוע מסודר, יכול להסתדר עם הנוסח שבמדריך הזה ועם הטבלה. המצב משתנה כשמשהו במקרה חורג מהרגיל: עובד ותיק שזכאי לסכומים גבוהים, תפקיד בכיר עם חוזה אישי, הסכם קיבוצי או ועד עובדים, עובד שנמצא בתקופת הגנה, טענות על התנהגות חמורה, או עובד שכבר הודיע שהוא מתייעץ עם עורך דין. בכל אחד מהמקרים האלה טעות במכתב עלולה להפוך לתביעה נגד מעסיק, וההכנה המוקדמת היא ההגנה הטובה ביותר.

משרד עורכי דין שלמה ולר מייצג עובדים ומעסיקים בבתי הדין לעבודה, ומכיר את הצד השני של כל מכתב: מה עורך הדין של העובד יחפש בו. הניסיון הזה הוא מה שמאפשר לבנות מכתב פיטורים מהמעסיק שעומד בבדיקה. אם אתם מחפשים עורך דין לענייני עבודה לליווי סיום העסקה, מהשימוע ועד גמר החשבון, אפשר לפנות אלינו בטלפון או בוואטסאפ.

שאלות ותשובות על מכתב פיטורים

עו"ד שלמה ולר

משרד עורכי דין שלמה ולר ושות' עוסק בדיני עבודה ומייצג עובדים ומעסיקים בבתי הדין לעבודה, בתביעות שכר, פיצויים ופיטורים, וגם בליווי מעסיקים בסיום העסקה מתוכנן, מהשימוע ועד מכתב הפיטורים וגמר החשבון. המשרד ממוקם במצדה 7, בני ברק.

האמור במאמר זה הוא מידע כללי בלבד, אינו מהווה ייעוץ משפטי ואינו תחליף לבדיקה פרטנית של הנסיבות. הנוסח לדוגמה הוא שלד בלבד ויש להתאים אותו למקרה. לבחינת מכתב הפיטורים בעסק שלכם ניתן לפנות אל משרד עורכי דין שלמה ולר. מקור עיקרי שעליו נשען המאמר: מדריך בנושא פיטורים בכל זכות וערכי הזכויות המקושרים ממנו.